如何策划一场成功的线下活动？（内附详细指南）

活动策划能力对于运营人而言是一项非常重要的能力。
不管你是做用户运营、新媒体运营，还是做用户增长的，在很多时候，你都需要有一场成功的活动来为你完成月底的KPI指标，或是增加关注人数，亦或是提高留存指标。
那么，如何策划一场成功的线下活动呢？

一、活动前：筹备期和执行期
（一）筹备期
1、活动策划方案
①活动主题：主题一定要明确，如成熟型的产品策划的核心就以 “用户增长和品牌传播”为主。
②活动时间：考虑用户时间是否方便。
③活动地点：符合活动主题定位。
④活动对象：确定目标用户及潜在用户。
⑤活动描述：亮出你会怎么做，做什么活动，有什么亮点从而打动用户。
⑥参与方式：至少要征集报名用户留下姓名和联系方式。
⑦活动规则：各种要求和注意事项，比如参与人员筛选标准、着装要求、报名截止时间、报名成功通知时间、活动问题咨询方式等等。
⑧推广渠道：投放时间、投放渠道、投放资源位置等。
⑨预期效果：比如活动对平台数据或用户有什么帮助。
⑩成本预估：包含各推广渠道费用、线下执行费用、各环节礼品或奖品费用。

2、时间进度表
方案通过后，正式进入执行阶段，一般需要召集此次活动的工作人员召开一个准备会议。梳理活动节点，分配好各项工作并确定各项工作负责人，活动总负责人根据推进时间表跟踪完成情况。具体如下：
①负责人、协助人
②工作事项
③规定完成时间
④每日进度记录
3、招商PPT
对于线下活动来说，不花钱是不可能的。因此，活动前期需要准备好招商PPT，来以此获得更多的资金支持，减少自己的活动成本。
一份完美的招商PPT，既要有颜值，也要保证内容。
简而言之，你要给你的招商对象看到以下内容：这个活动是什么，这个活动能给我什么，你需要回馈我什么。
当然，在做商务合作时，也不一定要给钱才行。如果双方能进行资源置换，也是可以合作的。

4、确定场地、嘉宾等
线下活动则场地选择尤为重要。过程中要考虑到场地的交通、星级、档期、容纳人数、环境等，实地考察过程中如会议室的长、宽、高、容纳人数、是否有柱、舞台搭建及布展等因素、桌型等、投影、麦克风、会议室门口签到板的位置、茶歇的位置、房间的房型及设备设施、是否能提供独立用餐区域等。
（二）执行期
1、活动文案
活动文案，是用来吸引用户报名的。好的活动文案，可以吸引更多的人来报名。
目前，比较流行的活动文案主要有两种，一种是简单粗暴版，一种是故事引入版。
简单粗暴版的文案，一般都是随便唠嗑几句，然后开始介绍活动。这种活动文案，一般阅读量都不太高，但胜在清晰明了，转化率高。
还有一种文案，是偏向软文。一般是由励志故事、心灵鸡汤或者是干货引入，结尾再猝不及防给你个活动报名海报。这类文案比较适合在合作推广的平台上发布。
但不管用这两种文案里的哪一个，一篇活动文案都要包含以下几个活动内容：
①活动主题
②活动时间
③活动地点
④活动嘉宾
⑤活动流程
⑥活动报名方式
⑦协办方、合作方等
2、活动物料
①活动海报
②易拉宝
③邀请函
④横幅
⑤宣传单页
⑥其他
3、活动宣传与推广
整个活动，有两大块最重要，一块是现场执行，另一块就是宣传推广。
宣传推广有两个大作用：一是吸引更多的人报名参加活动；另一个是让行业内注意到你办了一场不错的活动，提高知名度。
①自有媒体渠道宣传
②行业组织、社群宣传
③报纸、杂志宣传
④各大电视台宣传
⑤记者现场采访，新闻稿宣传

4、各方沟通与对接
其实在整个活动准备期中，基本就是在和各方做沟通与对接，比如嘉宾、场地、合作方等。
但我在沟通中发现很多人喜欢拖，明明答应你周三给你一样东西，但到周五还没有给你。
这样的情况，就会大大的拖慢你的进度和效率。怎么办呢？很简单的方法，不停地催。
二、活动中
（一）活动前夕踩点
1、活动现场执行人员分工
举个例子，一场200人的活动，需要一位主负责人，一位负责指引，一位负责签到、一位主持人、一位控制气氛、一位拍摄照片、一位速记、还需要一位stand by。
这么一看要8个人才可以，但若是人手不够，4个人也可以。因为上面说的事情一些事情可以错开来，一个人可以负责两件以上事情。
2、活动前踩点
如果活动举办地不太远，一般活动的当天上午要去现场踩场。如果活动举办地比较远，那就要提前一天去踩场了。
踩点主要是为了了解现场，做现场布置和人员分工。
调试音响等设备、测试PPT、测试话筒、规划一下现场、了解洗手间等位置在哪里，这些细节在踩点时都要把控到，做到心里有数。
3、布置场地
活动开场前夕要提前到现场布置好，保证现场的气氛和专业性。

（二）活动当日
1、现场秩序
线下讲座、会议、沙龙类活动容易出现现场嘈杂的情况，这便需要一个把控现场秩序的人去不断维护的。
2、现场氛围和注意细节
做沙龙互动，其实很讲究互动，尤其是一个嘉宾讲完，底下的用户要能有反馈。
要想产生互动，关键在于嘉宾能抛梗，另一个则是要有一位能调动气氛的主持人，其次要注意到一些容易产生失误或造成不完美的小细节。
比如活动开始前要做指引，方便大家能快速找到场地；上一个嘉宾讲完后，要及时调出下一个嘉宾的PPT；遥控笔要提前教会嘉宾使用等。
这些细节，你可能不会注意到，但参加活动的人都是会看在眼里的。

三、活动后：活动总结和活动简报
活动结束了，并不代表你的活动运营也结束了。这个时候，你还需要做的事情是进行活动总结和活动简报。
（一）活动总结
活动总结的目的是总结经验与活动成败，帮助你之后做其它活动更顺利。
做活动总结，可以邀请现场执行的工作人员，一起开会讨论活动失误和成功的地方。也可以咨询来参加活动的人，听听他们的意见。这样做出来的活动总结，是比较完整和全面的。

（二）活动简报
活动简报是给谁看的呢？一是给公司内部领导、同事看的，二是给赞助商、合作方看的。
因此，活动简报里要呈现的内容为：
这个活动是什么样的，这个活动做了哪些宣传，这个活动有哪些合作方参与进来，这个活动的效果如何等。
简报要做得高大上，突出活动很成功，让各方都满意。
以上，是我关于做出一场成功的线下活动的一些小经验。希望对你有帮助。